Databehandleraftale

Indhold

1. Parterne
2. 2. Præambel
3. 3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
4. 4. Databehandleren handler efter instruks
5. 5. Fortrolighed
6. 6. Behandlingssikkerhed
7. 7. Anvendelse af underdatabehandlere
8. 8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
9. 9. Bistand til den dataansvarlige
10. 10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
11. 11. Sletning og returnering af oplysninger
12. 12. Revision, herunder inspektion
13. 13. Parternes aftale om andre forhold
14. 14. Ikrafttræden og ophør
15. Underskrift
16. 15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
17. Bilag A: Oplysninger om behandlingen
18. Bilag B: Underdatabehandlere
19. Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
20. Bilag D: Parternes regulering af andre forhold

Parterne

Standardkontraktsbestemmelser i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

[DATAANSVARLIGES NAVN]
[ADRESSE]
CVR [CVR-NUMMER]

herefter »den dataansvarlige«

og

syv.ai ApS
Rosenvængets Allé 11, 1. sal
2100 København Ø
CVR 44671247

herefter »databehandleren«

der hver især er en »part« og sammen udgør »parterne«

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

2. Præambel

2.1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

2.3. I forbindelse med leveringen af AI Platform (syv.ai's danske AI-platform med tale-til-tekst, tekst-til-tale, anonymisering af personoplysninger og beslutningsmodellen Claes, tilgængelig via webgrænseflade og API) behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

2.5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

2.6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

2.7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

2.8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

2.9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.

2.10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

2.11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

4.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

5.1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

6.1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
2. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
3. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
4. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

6.2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren, uafhængigt af den dataansvarlige, også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

6.3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici, efter den dataansvarliges vurdering, kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

7.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

7.3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

7.4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes, efter den dataansvarliges anmodning herom, i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand, således at den dataansvarlige i tilfælde af at databehandleren faktisk eller retligt set er ophørt med at eksistere eller i tilfælde af databehandlerens konkurs, har ret til at opsige underdatabehandleraftalen og instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

7.7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8.1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
3. behandle personoplysningerne i et tredjeland

8.4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

8.5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

9.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
3. indsigtsretten
4. retten til berigtigelse
5. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
6. retten til begrænsning af behandling
7. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
8. retten til dataportabilitet
9. retten til indsigelse
10. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

9.2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
2. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
3. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
4. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

9.3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
2. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
3. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10.4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

11.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12. Revision, herunder inspektion

12.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

12.3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

13.1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

14.1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

14.2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14.4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

Underskrift

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

15.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

15.2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Bilag A: Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet er at levere AI Platform, en dansk AI-platform, som den dataansvarlige og dennes brugere anvender via webgrænseflade og API til:

• Tale-til-tekst: transskription af lydoptagelser, eventuelt med markering af, hvem der taler (talermarkering/diarisering), og med tidskoder
• Tekst-til-tale: syntese af dansk tale ud fra tekst, med en indbygget stemme eller med en stemme klonet fra en referenceoptagelse, som brugeren selv leverer
• Anonymisering: fremfinding og maskering af personoplysninger i dansk og engelsk tekst
• Claes (beslutningsmodel): besvarelse af foruddefinerede spørgsmål om en tekst ved at vælge blandt svarmuligheder, som brugeren selv angiver
• Kontoadministration, login, API-nøgler, forbrugsmåling i credits og betaling

Platformen træffer ingen afgørelser og udfører ingen selvstændige handlinger over for de registrerede. Output (transskriptioner, tale, maskeret tekst og Claes-svar) returneres til brugeren, som selv beslutter, hvordan det anvendes.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

• Modtagelse af lydfiler og tekst fra brugeren og behandling heraf på databehandlerens egne modeller, som afvikles på servere hos underdatabehandleren Hetzner
• Midlertidig lagring af lydfiler under behandlingen. Filen slettes, når behandlingen er afsluttet; lyd og tekst gemmes ikke af platformen bagefter
• Opdeling af lyd i taleudsnit (stemmeaktivitetsdetektion), så kun tale sendes til transskriptionsmodellen, samt talermarkering
• Lokal efterbehandling af transskriptionen (tegnsætning, store bogstaver og retning af navne ud fra en ordliste, brugeren selv kan medsende)
• Brugerstyring: login via engangslink pr. e-mail, sessioner og API-nøgler
• Forbrugsmåling og afregning i credits, herunder registrering af mængde (lydsekunder, tegn eller spørgsmål), model og tidspunkt, men ikke indhold
• Afsendelse af login-e-mails via underdatabehandleren Lettermint
• Betaling af credits via underdatabehandleren Stripe. Kortoplysninger indtastes direkte hos Stripe og passerer ikke platformens servere
• Drift, fejlsøgning og overvågning af tjenesten

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Om brugerne (konto- og forbrugsdata, artikel 6):

• E-mailadresse
• Tekniske oplysninger: IP-adresse i driftslogs, sessions- og logintokens (lagres kun som hashværdi), API-nøgler (lagres kun som hashværdi med et kort, ikke-hemmeligt præfiks) og navnene på nøglerne
• Forbrugsdata: tidspunkt, model, sprog, mængde (lydsekunder, tegn eller spørgsmål), credits og hvilken API-nøgle der blev brugt
• Betalingsoplysninger: kunde- og betalingsmiddel-id hos Stripe, beløb og indstillinger for automatisk optankning. Kortnummer behandles ikke af databehandleren

I det indhold, brugerne sender til behandling (transient):

• Lyd, der kan indeholde stemmer, navne og alt, hvad der bliver sagt i optagelsen
• Tekst til tekst-til-tale, anonymisering og Claes, som kan indeholde vilkårlige personoplysninger
• Referenceoptagelser af en persons stemme til stemmekloning

Særlige kategorier (artikel 9) og strafbare forhold (artikel 10): Databehandleren har ingen kontrol over, hvad der bliver sagt i en optagelse eller skrevet i en tekst. Afhængigt af den dataansvarliges anvendelse kan indholdet omfatte fx helbredsoplysninger, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, oplysninger om strafbare forhold eller andre følsomme oplysninger. Anonymiseringsfunktionen anvendes typisk netop på tekst med personoplysninger. Den dataansvarlige er ansvarlig for at vurdere, om sådanne oplysninger må behandles via tjenesten, og for behandlingsgrundlaget.

Stemmeoptagelser anvendes til transskription og talesyntese, ikke til at identificere personer. Platformen udfører ikke stemmegenkendelse af identitet; talermarkering skelner alene mellem »Taler 1«, »Taler 2« osv. inden for den enkelte optagelse.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

• Brugere af AI Platform hos den dataansvarlige (medarbejdere, konsulenter mv.)
• Personer, hvis stemme eller udtalelser indgår i lydoptagelser (fx mødedeltagere, kunder, borgere, interviewpersoner, opkaldere)
• Personer, der omtales i tekst eller lyd, som behandles
• Personer, hvis stemme anvendes som reference ved stemmekloning

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandlingen pågår, så længe den dataansvarlige anvender AI Platform, og indtil personoplysningerne er slettet i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4.

Indholdsdata (lyd og tekst) behandles alene, mens den enkelte forespørgsel afvikles, typisk sekunder til minutter, og gemmes ikke af platformen herefter, jf. C.4.

Bilag B: Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke, uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse, gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

Bemærkninger til listen. Der indgår ingen ekstern AI- eller modeludbyder: alle modeller er syv.ai's egne og afvikles på databehandlerens servere hos Hetzner. Modelvægte hentes fra Hugging Face, når en server startes; der sendes ingen personoplysninger eller brugerindhold til Hugging Face, som derfor ikke er underdatabehandler.

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren skal underrette den dataansvarlige skriftligt med mindst 30 dages varsel om planlagte ændringer i listen over underdatabehandlere (tilføjelse eller udskiftning), jf. Bestemmelse 7.3. Den dataansvarlige har inden for varslet ret til at gøre indsigelse mod ændringen.

Gør den dataansvarlige indsigelse, og kan parterne ikke inden for varslet finde en løsning, kan den dataansvarlige opsige aftalen om tjenesten for den del, der berøres af ændringen, med virkning fra det tidspunkt, hvor ændringen sættes i kraft.

Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

• Stiller AI Platform til rådighed for den dataansvarlige og dennes brugere via webgrænseflade og API
• Modtager lydfiler og tekst, behandler dem på databehandlerens egne modeller på servere hos Hetzner og returnerer resultatet til brugeren
• Skriver en uploadet lydfil til en midlertidig fil under behandlingen og sletter den, når behandlingen er afsluttet, også hvis behandlingen fejler
• Sender ved transskription kun de udsnit af lyden, der indeholder tale, til transskriptionsmodellen. Ved talermarkering af mono-lyd sendes hele lyden til talermarkeringsmodellen. Det oprindelige filnavn videregives ikke
• Sender ved stemmekloning referenceoptagelsen til talesyntesemodellen, som afkorter den til højst 15 sekunder og sletter den midlertidige fil efter syntesen
• Registrerer forbrug (mængde, model, sprog, tidspunkt og API-nøgle) til afregning, men ikke indhold eller filnavne
• Sender login-e-mails via Lettermint og administrerer betaling af credits via Stripe
• Drifter, vedligeholder og overvåger tjenesten med henblik på at sikre tilgængelighed, sikkerhed og funktionalitet

Databehandleren anvender ikke den dataansvarliges indhold til at træne egne eller tredjeparts modeller og videregiver ikke indholdet til andre end de underdatabehandlere, der fremgår af Bilag B.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at behandlingen omfatter almindelige personoplysninger og, afhængigt af den dataansvarliges anvendelse (jf. Bilag A.3), kan omfatte særlige kategorier af personoplysninger og oplysninger om strafbare forhold. Hovedforanstaltningen er dataminimering: indhold opbevares ikke efter behandlingen.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog, under alle omstændigheder og som minimum, gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige. Nedenstående beskriver alene foranstaltninger, der faktisk er gennemført.

Dataminimering og opbevaring

• Lyd og tekst, der sendes til behandling, gemmes ikke af platformen. Midlertidige filer slettes, når forespørgslen er afsluttet
• Filnavne på uploadede filer gemmes ikke på serveren og sendes ikke til transskriptionsmodellen
• Kun taleudsnit sendes til transskriptionsmodellen; stilhed og musik frasorteres forinden
• Forbrugsregistreringen indeholder mængder, ikke indhold

Kryptering og pseudonymisering

• Trafik mellem brugerens browser eller API-klient og platformen sker over HTTPS med TLS
• Engangslinks, sessionstokens og API-nøgler lagres kun som SHA-256-hashværdier; selve nøglen vises én gang, når den oprettes
• Platformen anvender ingen adgangskoder
• Kryptering ved opbevaring (encryption at rest) er et hostingforhold, der dokumenteres særskilt. Databehandleren afgiver ikke tilsagn herom, før det er dokumenteret over for den dataansvarlige
• Indhold pseudonymiseres ikke automatisk, før det behandles af modellerne. Platformens anonymiseringsfunktion kan anvendes af den dataansvarlige på tekst, men er ikke en foranstaltning, databehandleren anvender på andet indhold

Adgangsstyring og autentificering

• Login sker med et engangslink pr. e-mail, der er gyldigt i 15 minutter og kun kan bruges én gang. Linket forbruges først, når brugeren aktivt bekræfter, så automatiske linkscannere i e-mailsystemer ikke kan bruge det
• Efter login udstedes en tilfældig sessionsnøgle i en HttpOnly-cookie med SameSite=Lax og en levetid på højst 30 dage. Log ud sletter sessionen på serveren
• Begrænsning af loginforsøg: højst 6 engangslinks pr. e-mailadresse og 30 loginforespørgsler pr. IP-adresse i timen
• API-adgang sker med personlige API-nøgler (højst 10 pr. bruger), som kan navngives og tilbagekaldes med øjeblikkelig virkning
• Ejerbaseret afgrænsning: enhver forespørgsel er afgrænset til den indloggede brugers egne data. Der findes ingen funktion, der giver én bruger adgang til en anden brugers data
• Administratoradgang i applikationen er begrænset til konfigurerede e-mailadresser hos databehandleren og viser e-mail, saldo og forbrug, aldrig indhold
• Adgang til produktionsmiljøet er begrænset til navngivne medarbejdere hos databehandleren efter et need-to-know-princip; de er underlagt tavshedspligt, jf. Bestemmelse 5
• Der er ikke to-faktor-login, SSO, organisations- eller rollemodel. Den dataansvarlige bør inddrage dette i sin risikovurdering

Drift og netværk

• Modellerne afvikles som separate tjenester på GPU-serverne, der kun lytter på serverens interne netværksgrænseflade; én indgang modtager forespørgsler fra applikationen
• Hemmeligheder (nøgler, tokens) håndteres som miljøvariabler pr. miljø og indgår ikke i kildekoden for applikationen
• Applikationen nægter at starte i produktionstilstand, hvis væsentlig sikkerhedskonfiguration mangler
• Løbende opdatering af operativsystem, kørselsmiljø og afhængigheder

Fysisk sikring

• Platformen drives i Hetzner Online GmbHs datacenter i Nürnberg, Tyskland, med adgangskontrol, videoovervågning samt brand- og strømsikring efter leverandørens offentliggjorte standarder (ISO/IEC 27001-certificeret)
• Databehandlerens kontorlokaler er aflåste og kun tilgængelige for medarbejdere og godkendte gæster

Logning

• Applikationen logger driftshændelser: bruger-id'er, varighed og antal segmenter for en transskription, fejlmeddelelser samt modtageradressen på afsendte login-e-mails. Lyd og tekst fra brugerne logges ikke
• Webserverens adgangslog indeholder IP-adresse, tidspunkt og den forespurgte adresse
• Der føres ikke en uforanderlig revisionslog over brugerhandlinger, og der er ikke etableret SIEM. Logopbevaring følger driftsplatformens standard og dokumenteres særskilt

Backup og genopretning

• Backup af databasen med konto- og forbrugsdata er en hostingmæssig foranstaltning. Frekvens, opbevaringstid, lokation og test af genopretning dokumenteres over for den dataansvarlige på anmodning; databehandleren afgiver ikke mål for genopretningstid (RTO) eller datatab (RPO), før det er dokumenteret
• Indholdsdata findes ikke i backup, da de ikke gemmes

Procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering

• Automatiserede tests af blandt andet login, engangstokens og afregning køres ved hver ændring
• Årlig intern gennemgang af sikkerhedsforanstaltninger og adgange
• Gennemgang af dette bilag mindst årligt og ved væsentlige ændringer i platformen

Hvis den dataansvarliges risikovurdering tilsiger yderligere foranstaltninger end de ovenfor beskrevne, angives disse ved tilføjelse til dette bilag, jf. Bestemmelse 6.3.

C.3. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt, inden for det nedenstående omfang og udstrækning, bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

• Da indhold ikke gemmes, kan anmodninger om indsigt, berigtigelse og sletning vedrørende personer i lyd og tekst som udgangspunkt besvares med, at databehandleren ikke opbevarer oplysningerne
• Brugerne kan selv se og eksportere deres forbrug (CSV), oprette og tilbagekalde API-nøgler og slette den lokale transskriptionshistorik i deres browser
• Fuld sletning af en brugerkonto eller udlevering af kontodata i et struktureret, maskinlæsbart format sker efter skriftlig anmodning til mads@syv.ai
• Hvor den dataansvarlige ikke selv kan imødekomme en anmodning gennem tjenestens funktioner, bistår databehandleren inden for rimelig tid og senest 10 arbejdsdage efter modtagelse af skriftlig anmodning
• Databehandleren bistår med oplysninger til konsekvensanalyser (DPIA) og forudgående høringer ved at stille dokumentation om tekniske og organisatoriske foranstaltninger til rådighed, herunder Dataflow og datalokationer

Bistanden ydes inden for vederlaget for tjenesten, medmindre en anmodning kræver væsentligt merarbejde; i så fald oplyser databehandleren om det forventede tidsforbrug, før arbejdet udføres.

Information ved underretning om brud på persondatasikkerheden. I forbindelse med Bestemmelse 10.4 skal databehandleren ved sikkerhedsbrud tilvejebringe følgende oplysninger til den dataansvarlige, i det omfang det er muligt:

• Tidspunkt for og varighed af bruddet samt tidspunktet for opdagelsen
• Karakter af bruddet (uautoriseret adgang, sletning, ændring, videregivelse mv.)
• Berørte kategorier af personoplysninger og registrerede samt det omtrentlige antal
• Om bruddet vedrører en underdatabehandler, og i så fald hvilken
• Sandsynlige konsekvenser af bruddet
• Foranstaltninger truffet eller foreslået for at håndtere bruddet og begrænse skadevirkninger
• Kontaktinformation på databehandlerens kontaktperson, jf. pkt. 15

C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine

Sletning på anmodning. Den dataansvarlige eller brugeren kan rette skriftlig henvendelse til mads@syv.ai. Databehandleren sletter da kontoen med tilhørende API-nøgler, sessioner, engangslinks, forbrugs- og credit-poster uden unødigt ophold og senest 30 dage efter modtagelsen og bekræfter sletningen skriftligt.

Ved ophør af tjenesten sletter databehandleren personoplysningerne i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 senest 30 dage efter ophør og bekræfter sletningen skriftligt. Sletningen omfatter databasen og eventuelle driftskopier. Regnskabsbilag for betalte credits opbevares efter bogføringsloven.

C.5. Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Det er den dataansvarliges instruks, at personoplysninger ikke må overføres til tredjelande uden for EU/EØS. Hosting, database, modelafvikling og e-mailafsendelse sker inden for EU/EØS, jf. C.5.

Undtagelse: Betalingsadministration hos Stripe kan indebære overførsel af de betalingsoplysninger, der er nævnt i Bilag B, til USA inden for Stripe-koncernen på grundlag af EU-US Data Privacy Framework og/eller standardkontraktbestemmelser. Overførslen omfatter ikke indhold.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Databehandleren skal årligt for egen regning og efter den dataansvarliges anmodning stille følgende dokumentation til rådighed:

• En aktuel beskrivelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, jf. C.2, og en aktuel dataflowbeskrivelse
• Dokumentation for væsentlige sikkerhedsmæssige hændelser i det forgangne år
• Den dataansvarliges udfyldte spørgeskema vedrørende databehandlerens overholdelse af disse Bestemmelser, hvis den dataansvarlige fremsender et sådant
• En aktuel oversigt over underdatabehandlere, behandlingslokationer og overførselsgrundlag

Databehandleren har ingen uafhængig revisorerklæring (ISAE 3000, ISAE 3402, SOC 2) og ingen certificering (ISO/IEC 27001) for sine egne systemer. Den dataansvarliges tilsyn baseres derfor på ovenstående dokumentation og på egen inspektion.

Den dataansvarlige kan anfægte den fremsendte dokumentation og anmode om supplerende oplysninger, og er på baggrund af resultaterne berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for denne har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, af de lokaliteter, hvorfra databehandleren behandler personoplysninger. Inspektioner varsles skriftligt med rimelig frist. Den dataansvarliges egne udgifter afholdes af den dataansvarlige; databehandleren afsætter den tid, der er nødvendig for inspektionen.

C.8. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Underdatabehandlerne (jf. Bilag B.1) er leverandører, der ikke tilbyder individuel revision eller fysisk inspektion til den enkelte kunde. Tilsynet sker derfor ved, at databehandleren henholder sig til den dokumentation, underdatabehandlerne offentliggør og stiller til rådighed: deres databehandleraftaler, sikkerheds- og compliancedokumentation (fx Hetzners ISO/IEC 27001-certifikat og Stripes PCI DSS- og SOC-erklæringer) samt oplysninger om behandlingslokationer.

Efter den dataansvarliges skriftlige anmodning fremsender databehandleren henvisninger til eller kopier af denne dokumentation. Databehandleren har uanset ovenstående det fulde ansvar over for den dataansvarlige for underdatabehandlernes overholdelse, jf. pkt. 7.7.

Bilag D: Parternes regulering af andre forhold

Parterne har ikke aftalt yderligere bestemmelser ud over det, der følger af disse standardkontraktsbestemmelser og den aftale (abonnement, vilkår eller tilsvarende), der regulerer det kommercielle forhold mellem parterne, med undtagelse af punkt D.1 og D.2. Ved modstrid har disse Bestemmelser forrang for så vidt angår behandling af personoplysninger, jf. pkt. 2.4.

D.1. Praktisk efterlevelse af Bestemmelse 7.6 (begunstiget tredjemand)

Underdatabehandlerne leverer på standardiserede databehandlervilkår og indgår som udgangspunkt ikke individuelle tredjemandsbegunstigelser. Databehandleren skal derfor bestræbe sig på at sikre, at den dataansvarlige stilles som begunstiget tredjemand, og i det omfang en underdatabehandler ikke accepterer det, sikre tilsvarende beskyttelse på anden vis, herunder ved at underdatabehandlerens egne vilkår giver mulighed for sletning eller tilbagelevering ved ophør. Databehandlerens fulde ansvar efter Bestemmelse 7.7 berøres ikke heraf.

D.2. Forholdet til den dataansvarliges egne forpligtelser

Parterne er enige om, at den dataansvarlige:

• fastlægger, hvilke optagelser og tekster brugerne må behandle via tjenesten, og sikrer behandlingsgrundlag, herunder for særlige kategorier af personoplysninger
• sikrer, at der foreligger det nødvendige grundlag, herunder samtykke, når en persons stemme anvendes som reference til stemmekloning
• sikrer, at resultater fra Claes og øvrige modeller ikke alene danner grundlag for afgørelser om fysiske personer i strid med databeskyttelsesforordningens artikel 22, og kontrollerer resultaterne fagligt inden anvendelse
• fastsætter interne regler for, hvem der må oprette en konto på den dataansvarliges e-maildomæne, og for brug af tjenesten på delte enheder, hvor den lokale transskriptionshistorik i browseren kan være synlig for andre
• vurderer, om anvendelsen kræver en konsekvensanalyse efter artikel 35, hvortil databehandleren bistår efter C.3

Kontakt

Spørgsmål til dokumentet, anmodning om supplerende dokumentation eller kopi af indgåede underdatabehandleraftaler rettes til:

syv.ai ApS
Rosenvængets Allé 11, 1. sal
2100 København Ø
CVR-nr. 44671247
E-mail: mads@syv.ai